Egal ob die Berufsbezeichnung Admin, Manager oder Teamassistent lautet, der Grundtenor ist doch meist der gleiche: Zu viel Arbeit für die acht täglichen Arbeitsstunden. Dabei stellen wir uns sicher alle zumindest einige der folgenden Fragen:

• Muss ich mich wirklich managen/organisieren/strukturieren?
• Reichen mir die acht Arbeitsstunden aus, um alle meine Aufgaben zu erledigen?
• Wie bekomme ich es hin, in derselben Zeit mehr zu erledigen?
• Trage ich Verantwortung für Aufgaben, die andere erledigen müssen?
• Warum klappt das Zeitmanagement bei anderen besser als bei mir?

Selbstmanagement definiert verschiedene Fähigkeiten, sich selbst zu organisieren, um sich planvoll an Aufgaben oder den Arbeitstag heranzuwagen. Im Bereich des Selbstmanagements werden einige Teilkompetenzen zusammengefasst. Aus meiner Sicht sind die Schlüsselkompetenzen für ein erfolgreiches Selbstmanagement folgende:

1. Motivation: Eine gewisse Grundmotivation für die täglichen Aufgaben sollte vorhanden sein. Fehlt die Motivation, sollte ich mir Gedanken darüber machen, ob der aktuelle Job tatsächlich dem entspricht, was mich erfüllt.

2. Zielsetzung: Ähnlich wie die Motivation ist auch eine Zielsetzung wichtig. Wohin möchte ich mich entwickeln, welche Kompetenzen habe ich bereits und welche Kenntnisse muss ich mir noch aneignen, um mein Ziel zu erreichen?

3. Planung/Organisation: Die richtige Planung ist wichtig. Wichtig ist auch, realistisch zu bleiben – es bringt schließlich nichts, wenn ich meine Ziele, Aufgaben und Projekte zwar plane, die Ziele jedoch nicht realistisch sind.

Grundsätzlich umfasst das Zeitmanagement folgende Maßnahmen, um die uns zur Verfügung stehende Zeit produktiv zu nutzen:

Aufgaben reduzieren und delegieren

Kümmere dich nur noch um die wichtigen Dinge und delegiere weniger wichtige. Das klingt erstmal sehr einfach, setzt jedoch Vertrauen voraus, dass die delegierte Aufgabe auch wie gewünscht abgearbeitet wird. Ist dieses Vertrauen nicht oder nicht ausreichend da, sollte kontrolliert werden – was mitunter zeitaufwändig sein kann. Eine Alternative stellt das sog. “Eisenhower-Prinzip” dar. Es kategorisiert die zu erledigenden Aufgaben in 4 Bereiche.

• Kategorie A: Wichtige und dringende Aufgaben, die sofort selbst erledigt werden.
• Kategorie B: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben – sie werden terminiert und später selbst erledigt.
• Kategorie C: Nicht wichtige aber dringende Aufgaben, die an kompetente Mitarbeiter delegiert werden können.
• Kategorie D: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Nach dem Eisenhower-Prinzip sollen diese Aufgaben gar nicht erledigt und die hierdurch gewonnene Zeit an anderer Stelle genutzt werden.

In der letzten Kategorie ist Vorsicht geboten, falls es sich um Anfragen von Kunden, dem Chef oder den Kollegen handelt. Hier bietet es sich stattdessen an, direkt nachzufragen, ob die Aufgabe tatsächlich abgearbeitet werden soll, da sie weder wichtig noch dringend scheint.

Tagespläne erstellen

Ein strukturierter Tagesablauf hilft, den Arbeitsalltag zu meistern. Setze dir feste Zeiten für bestimmte Tätigkeiten und plane immer eine Zeitreserve mit ein (Faustregel 20%). Diese Zeitreserve gilt ungeplanten Ereignissen oder wenn eine Aufgabe unerwartet länger dauert. Ein entscheidender Punkt bei der Erstellung des Tagesablaufs ist die persönliche Leistungskurve. Beobachte, wann du dich am besten konzentrieren kannst und wann eher nicht – wichtige und dringende Aufgaben werden sinnvollerweise nicht in solche ineffizienten Phasen gelegt.

Ablenkungen vermeiden

Ablenkungen sind Zeitfresser. Mal kurz aufs Handy schauen oder E-Mails checken lenkt von der eigentlichen Tätigkeit ab. Versuche solche Unterbrechungen möglichst zu vermeiden und reduziere Blicke aufs Handy, in deine Mails und Anrufe, sofern möglich. Hilft es vielleicht, eine “stille Stunde” einzuführen, in der sämtlich äußeren Einflüsse abgestellt werden? Der zweite große Zeitfresser sind Besprechungen. Wichtig ist, immer eine Agenda für Besprechungen zu erstellen, die nicht mehr geändert wird. Statt weiterer Punkte kann eine Folgebesprechung anberaumt werden, bei der diese auf die Agenda kommen. Halte dich an den Zeitplan für die Besprechung – nichts ist schlimmer als ein für 30 Minuten angesetztes Meeting, das nach 1,5 Stunden noch immer nicht beendet ist. Erstelle ein Protokoll von der Besprechung, in der wichtige besprochene Dinge aufgelistet sind und versende es im Nachgang an alle Teilnehmer. Diskussionen während einer Besprechung sollten nach max. 30 Minuten abgebrochen werden, wenn kein Ziel in Sicht ist. In solchen Situationen kann eine Folgebesprechung anberaumt werden, in der dieser Punkt nochmal explizit erörtert wird.

Aufgaben unterteilen

Unterteile längere und größere Tätigkeiten in kleine Schritte, um so die benötigte Zeit effektiv zu planen. So können auch Rückmeldungen zu Fortschritten zuverlässiger gegeben werden. Kürzere konzentrierte Phasen bei der Bearbeitung einer Aufgabe sind effektiver als lange Phasen, in denen du dich stundenlang auf ein und dieselbe Sache konzentrieren musst.

Zeitnutzung und Tätigkeitsstand dokumentieren

Notiere dir alle 15 bis 30 Minuten, wofür die Zeit aufgewendet wurde. Nach einer Weile bekommst du so ein Gespür dafür, wohin deine Zeit “fließt”. Dokumentiere die Zeitnutzung akribisch für mindestens eine Woche und analysiere sie anschließend. Wann wurden unwichtige Tätigkeiten ausgeführt – sind das wiederkehrende Zeiträume, in denen du dich nicht gut konzentrieren kannst? Dies kann in die weitere Zeitplanung einfließen. Welche anderen Regelmäßigkeiten kannst du erkennen?

Um jederzeit aussagekräftig zu sein, wie es um deine Tätigkeiten und Aufgaben bestellt ist, sollte auch der Tätigkeitsstand dokumentiert werden. Gerade bei langen und großen Projekten ist dies wichtig, um Prognosen und Deadlines zu bewerten. Erstelle in festgelegten Abständen einen Statusbericht, aus dem hervorgeht, was seit dem letzten Statusbericht erledigt wurde, wie der jetzige Stand ist und was die nächsten Schritte sind. So können rechtzeitig Entscheidungen getroffen werden, um beispielsweise nicht in Verzug zu geraten.

Fehler und Perfektion vermeiden/Kundenzufriedenheit beachten!

Niemand macht gerne Fehler, aber sie können geschehen. Leider kosten Fehler Zeit, bedeuten Mehraufwand und verursachen Frustration. Investiere lieber etwas mehr Zeit im Vorfeld (etwa mit sinnvollem Zeitmanagement), damit möglichst keine Fehler passieren, anstatt eine Tätigkeit möglichst schnell zu beenden. Eine Neigung zur Perfektion kann sich allerdings ebenso negativ auswirken, weil zu viel Zeit für zu viele Details investiert wird.

Fazit:

Beherzige diese Vor- und Ratschläge eine Woche lang. Beobachte, wohin deine Zeit fließt und wann du besonders konzentriert arbeiten kannst. Ziehe Konsequenzen daraus – es wird eine Weile dauern, bis du deine optimale Arbeitsroutine etabliert hast, aber ohne ein sinnvolles individuelles Zeitmanagement wird es nicht funktionieren.